El diseño de la estrategia Hoshin Kanri tiene sus antecedentes en las enseñanzas de guerreros orientales. La máxima de Miyamoto Musashi «la estrategia es la base de la victoria» es el principio en el cual se sustenta esta filosofía organizacional, hoy por hoy adoptada como «la estrategia es la base de la competitividad».
¿Qué es Hoshin Kanri?
Hoshin Kanri es una técnica basada en la estrategia que ayuda a las empresas a focalizar sus esfuerzos, del mismo modo que analiza sus actividades y sus resultados. Su metodología consiste en un procedimiento sistemático para identificar, ordenar y resolver actividades susceptibles de mejora.
Hoshin = Dirección de la aguja
Kanri = Administración, control
Hoshin Kanri puede definirse entonces como «dirección y control de la organización apuntando hacia un enfoque».
¿Para qué sirve Hoshin Kanri?
Hoshin Kanri es una herramienta de planeación estratégica, y como tal tiene como propósito alinear a la organización, pretendiendo que esta persiga los objetivos estratégicos a través de las actividades desarrolladas en todos los niveles de la misma. Hoshin Kanri traduce la visión, la misión y los pilares competitivos de la organización en objetivos estratégicos, para los cuales define indicadores de desempeño y los esboza en un plan de trabajo basado en miniproyectos. De tal forma que Hoshin Kanri:
- Proporciona un enfoque a toda la organización.
- Instaura un modelo de trabajo concurrente entre las diversas áreas funcionales.
- Minimiza los esfuerzos invertidos en actividades que no contribuyen a alcanzar los objetivos estratégicos.
- Identifica objetivos críticos.
- Establece indicadores de desempeño.
- Desarrolla planes de implementación.
- Conduce revisiones periódicas.
Horizonte de tiempo de Hoshin Kanri
La estrategia Hoshin Kanri se ejecuta en dos grandes fases:
- Definición del plan estratégico.
- Gestión estratégica.
La definición del plan estratégico puede tomar a lo sumo tres semanas. El plan estratégico puede modificarse de forma constante, y cada vez que así suceda debe efectuarse una revisión. La gestión estratégica en cambio es una labor continua.
Procedimiento de implementación de Hoshin Kanri
Hoshin Kanri, tal como se ha mencionado, es una metodología que se desarrolla con base en un procedimiento sistemático. Como tal, precisa de la juiciosa ejecución de las etapas que componen su implementación:
- Establecer las filosofías de la organización
- Establecer las directrices
- Establecer los objetivos estratégicos
- Generar estrategias
- Establecer medidas de desempeño
- Establecer actividades
- Seguimiento y control
- Revisión periódica
1. Establecer las filosofías de la organización
La primera etapa es quizá la más importante de todas en el procedimiento Hoshin Kanri, en ella se establecen los pilares transversales de la estrategia, los cuales se relacionan con la identidad de cada organización y su propósito. Para establecer las filosofías de la empresa, deberán responderse las siguientes preguntas:
- Misión: ¿Quiénes somos, y para qué existimos como organización?
- Visión: ¿Hacia dónde queremos que se dirija la organización?
- Objetivos estratégicos: ¿Cómo llegar hacia donde se dirige la organización?
- Estrategia: ¿Cómo podemos lograr los objetivos estratégicos?
- Factores de competitividad: ¿Qué buscan los clientes?
- Áreas de resultados: ¿Cómo podemos lograr alcanzar los factores de competitividad?
2. Establecer directrices
En esta etapa, y con base en la filosofía organizacional, se despliegan las categorías funcionales que la empresa precisa para mejorar su funcionamiento. Por ejemplo: «Mejorar su clima organizacional». De esta forma se proporciona una base que permite identificar cuestiones críticas de análisis antes del establecimiento de objetivos de corto plazo. En esta etapa deben de formularse las siguientes preguntas:
- ¿Cómo aumentar el valor agregado a nuestros clientes?
- ¿Qué resultados esperan los inversionistas de la organización?
- ¿Qué debemos hacer para construir el estado propuesto en la visión?
3. Establecer los objetivos estratégicos
En esta etapa, y de acuerdo a las categorías funcionales establecidas en las directrices, se establecen los objetivos estratégicos de la organización. Los objetivos deben representar resultados, ser cuantificables, realistas y específicos en función del tiempo. Una vez establecidos, estos despliegan la hoja de ruta de la organización, permiten colaboración concurrente, y exponen los resultados ante la evaluación.
4. Generar estrategias
Solo se pueden generar estrategias efectivas si se cumplen dos condiciones:
- Tener objetivos estratégicos
- Tener un diagnóstico de la organización
El diagnóstico nos da a conocer las fortalezas de la organización que nos permiten alcanzar los objetivos propuestos, de tal manera que se generarán estrategias que refuercen dichas condiciones. Del mismo modo, nos permitirá abordar las debilidades de la compañía a través de propuestas de mejora y lograr un mayor impacto en el alcance de los propósitos.
Las estrategias son el «cómo» se alcanzarán los objetivos propuestos, y se constituye en una estructura conceptual que orienta las acciones y las decisiones en la organización.
5. Establecer indicadores
Los indicadores nos reflejan qué tanto las estrategias nos están conduciendo hacia el logro de los objetivos propuestos. Son una medida del desempeño del sistema, y como tal deben establecerse lo más representativos posibles. Cada estrategia debe asociarse a un conjunto de indicadores. Los más utilizados en la actualidad son los que reflejan el estado:
- Operativo
- De capacidad
- Financiero
- De consumo energético
Los indicadores deben establecerse de tal forma que se especifique su cálculo, las variables y elementos que lo componen; y que permita su revisión semanal o diaria, de tal manera que debe establecerse un estricto procedimiento de actualización y seguimiento.
6. Establecer actividades
7. Seguimiento y control
El seguimiento se realiza sobre las actividades establecidas, de tal forma que pueda evidenciarse el avance de la ejecución de la estrategia. Deben identificarse las actividades críticas, los obstáculos, los recursos necesarios, las modificaciones y efectuarse revisiones semanales y diarias para llevar a buen término el plan estratégico.
8. Revisión periódica
En esta etapa el seguimiento se realiza directamente sobre las estrategias propuestas. De tal forma que no se pierdan de vista las actividades críticas, los cambios representativos y los resultados más relevantes.
Presentación de indicadores
Un aspecto muy importante en la técnica Hoshin Kanri se relaciona con la presentación de las medidas de desempeño. Una vez se definen los indicadores, estos deben estandarizarse en su presentación. Se recomienda que su presentación sea lo más sencilla posible, pero que relacione las variables y las medidas que afectan el indicador. Por lo tanto debe relacionarse:
- Un gráfico con la tendencia del indicador (comportamiento en función del tiempo).
- Un cuadro de Pareto en el que se relacionen los contribuyentes del indicador.
- Un diagrama de Ishikawa en el que se relacionen las causas probables que determinan el comportamiento del indicador.
- Las acciones ejecutadas con relación de fecha. De tal manera que se evidencie su impacto en el comportamiento del indicador.
La técnica Hoshin Kanri se lleva a cabo en equipo. Implica un alto compromiso de la directiva de cada organización, pero se despliega en función de planes y actividades por departamento y en todos los niveles. Una buena estrategia es clave para la competitividad de la compañía.