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Dimensionamiento de almacenes

Bryan Salazar López — Tue, 13 Aug 2019 20:03:59 +0000

Suelen coincidir los expertos en que el tamaño es tal vez el factor más importante en el diseño de una instalación de almacenamiento, y por ende una de las decisiones más críticas que debe asumir la gestión de almacenes. Una vez se determine el tamaño de un almacén, este tamaño se convierte en una restricción sobre las operaciones que se ejecuten en el mismo, ya sea que limiten el espacio de almacenaje o limiten el espacio destinado para desplazamientos y/o acondicionamientos.

Realizar una modificación en el diseño y layout interior del almacén es relativamente sencillo, comparado con una modificación que afecte la dimensión externa de la locación.

El tamaño de un almacén hace referencia al volumen general de la locación en función de las tres dimensiones correspondientes. Determinar el volumen necesario en un almacén es una tarea compleja debido a la multiplicidad de factores que inciden en la decisión del tamaño, factores como volúmenes actuales y previstos en cuanto a referencias, ubicaciones necesarias, tipología de embalajes, tipología de artículos por sus condiciones de almacenamiento (peso, volumen, temperatura requerida, lotes y trazabilidad, etc)…, cuál es la rotación dentro de estas tipologías, códigos de construcción local, requerimientos de espacio para pasillos; oficinas y zonas auxiliares. Además es sumamente importante el análisis de los valores de la actividad media, mínima y máxima.

Una de las decisiones trascendentales que enfrenta una Gestión de Almacenes determina si se asumirá la gestión propia, la subcontratación o si se hará un proceso mixto de custodia respecto al almacenamiento de unidades. Para efectuar dicho análisis es imperativo abordar un estudio de dimensionamiento del almacén, dado que dicho estudio proporcionará información sumamente relevante respecto a las necesidades de espacio y la incidencia de los costos en el proceso logístico de almacenar.

Análisis de viabilidad para la construcción de un almacén

Cuando el flamante director de producción se encuentra a su viejo profesor en el aeropuerto y le explica su proyecto de implantación de robots en fábrica, y el viejo profesor le hace la mítica pregunta: “Muy interesante, pero ¿en cuánto han mejorado tus beneficios?“. Repuesta: Silencio». Eliyahu Goldratt – La Meta

Todo proyecto debe acompañarse de un análisis de viabilidad, que en el caso específico de un almacén aborda el impacto que la construcción tendría sobre los tres generadores de costo fundamentales (Cost Drivers), es decir, espacio, mano de obra y capital; y el impacto sobre el nivel de servicio.

El siguiente listado sin grandes pretensiones, muestra que aspectos deben de analizarse en detalle en un estudio de viabilidad.

Inversiones a realizar:

Costos del proyecto (diseño, implantación y gestión del proyecto).
Costos de suelo y edificación.
Inversión en elementos de almacenaje.
Inversión en elementos de manutención y manipulación.
Inversión en sistemas de información y tecnologías de identificación.
Costos de puesta en marcha y/o traslado.

Variación en los gastos/ingresos debidos a:

Costos de mano de obra asociados a la explotación del nuevo centro
Costos de operación:
- Agua, gas, luz, electricidad.
- Comunicaciones.
- Gastos de operación de los elementos de manutención y manipulación.
- Gastos de mantenimiento de los elementos de manutención, manipulación y de los sistemas de información.
- Seguros.
Costos de gestión.
Costo de capital de la inversión realizada.
Amortizaciones.
Aumento en la capacidad de respuesta.
Fiabilidad en los stocks.
Disminución de errores el proceso.

Dejando a un lado el análisis de viabilidad nos enfocaremos en el dimensionamiento de almacenes determinado por el inventario, el cual presenta dos variaciones respecto al planteamiento de los modelos matemáticos. La primera variación depende de la inexistencia de cambios importantes en la necesidad de espacio futuro, esto no supone la supresión de cambios estacionales en cuanto a los requerimientos de espacio a medida que las ventas a través del almacén y el reabastecimiento de inventario fluctúen en el período de planeación. La segunda variación depende de si se prevé que los niveles de inventario promedio variarán durante un periodo de años, obligando a efectuar una planeación dinámica de los requerimientos de espacio.

Dimensionamiento de almacenes sin tendencia

Los problemas de dimensionamiento sin tendencia parten de la premisa que abordábamos en el análisis de viabilidad, es decir las alternativas generales para el almacenamiento. La primera alternativa que se contempla es rentar espacio, como de un almacén público o de una operación subcontratada. La segunda alternativa es asumir la gestión de las operaciones en un espacio de almacenamiento propio o rentado. La decisión respecto a que alternativa elegir depende enormemente del análisis de las fluctuaciones de las necesidades de espacio; ya que si esta fluctuación es lo suficientemente baja, se puede optar por la elección de una única alternativa y no la combinación de las dos anteriores. Sin embargo, cuando los requerimientos de espacio presentan significativas fluctuaciones es necesario contemplar la posibilidad de que se implemente una estrategia mixta, la cual no solo puede traer mayores beneficios económicos, sino fortalecer la gestión del riesgo respecto al proceso logístico de la organización.

El libro Logística de Ballou expresa que «Encontrar la mejor estrategia mixta será cuestión de probar diferentes tamaños de espacio operado de forma privada y determinar el costo asociado para cumplir todas las necesidades de espacio durante el año». Aunque esta metodología de las iteraciones es muy utilizada, abordaremos este tipo de problemas de dimensionamiento a partir de programación lineal, utilizando tanto la modelación de datos (y posterior resolución en WinQSB) como la herramienta SOLVER (En Excel), para de esta manera llegar al punto de costo mínimo de una manera más eficiente e ingenieril. El ejemplo aplicativo que utilizaremos se basará en la propuesta establecida por Ballou, para así comparar los modelos de resolución y los resultados.

El problema (Extraído de Ballou)

Douglas-Biehl, una pequeña compañía química, planea construir un almacén sobre la costa Oeste. Las proyecciones de la demanda mensual promedio sobre los almacenes son las siguientes:

Se deberá mantener para el almacén un índice de rotación mensual de inventarios (Ventas mensuales divididas entre el inventario promedio) de 3, o 36 rotaciones por año. Del espacio total del almacén, 50% se utilizará para pasillos y solo el 70% se utilizará para anticipar variabilidad en los requerimientos de espacio. Una mezcla promedio de productos químicos ocupa 0.5 pies cúbicos de espacio por libra y pueden apilarse 16 pies sobre estantes.

El almacén, con equipo, puede construirse por $30 por pie cuadrado, amortizable a 20 años, y operado a $0,05 por libra de capacidad de producción. Los costos fijos anuales son $3 por pie cuadrado del espacio total. El espacio puede rentarse por un cargo de espacio de $0.10 por libra por mes y un cargo de manejo de entrada y salida de $0,07 por libra. ¿Qué tamaño de almacén deberá construirse?

Resolución mediante iteraciones

El primer paso consiste en determinar los requerimientos de espacio y registrarlos en un tabulado. De acuerdo a la rotación del inventario, por cada 3 libras que pasen por la bodega, 1 libra se mantendrá en inventario. Según el factor pasillos, este requerimiento de espacio deberá ducplicarse (1/0.5), y luego incrementarse por la tasa de variabilidad de espacio (1/0.70).

Por cada libra almacenada en la bodega se requieren:

Esta cantidad aún no considera los porcentajes de pasillos y variabilidad, y así, el espacio requerido en pies² en función de la demanda mensual en libras vendría a determinarse por:

De esta manera se puede generar un tabulado de requerimientos de espacio mensuales:

El siguiente paso consiste en la generación de un cuadro de costos que permita mediante la selección de un tamaño iterativo del almacén, poder determinar aquel relacionado con los menores costos.

Las formulas que utiliza el cuadro de costos son las siguientes (Teniendo en cuenta una primera iteración de 60.000 pies²):

Ahora veremos un ejemplo de la aplicación de las formulas para el mes de abril en un tamaño tentativo de 60.000 pies²

La utilización de la bodega rentada equivale a la diferencia entre el 100% y el porcentaje de utilización de la bodega privada.

Realizamos este proceso para todos los meses y tenemos el siguiente resultado:

Una vez realizamos todo el proceso anterior con las siguientes iteraciones: 50.000, 55.000, 60.000, 65.000, 75.000; obtenemos la siguiente gráfica:

Será cuestión de aproximarse mediante cada iteración hasta hallar el tamaño que represente el mínimo costo. En este caso el tamaño es igual a: 63.720 pies ².

Resolución mediante programación lineal (Método propuesto)

Si bien el método anterior no presenta significativas dificultades en términos matemáticos, si presenta un estilo anacrónico de obtención de resultados, conocido como «A prueba y error». Sin embargo las ecuaciones matemáticas formuladas por Ballou si son un gran capital para abordar el dimensionamiento sin tendencia desde la perspectiva de la programación lineal.

Como es ya sabido la investigación operativa se propone optimizar un modelo matemático y nos proporciona una gran cantidad de información relevante para la toma de decisiones.

Ahora abordaremos el ejercicio anterior, con el objetivo de llegar al resultado óptimo.

Definición de variables

X = Tamaño del almacén privado en pies cuadrados

Y₁= Cantidad de espacio a rentar en pies cuadrados, en Enero

Y₂= Cantidad de espacio a rentar en pies cuadrados, en Febrero

Y₃= Cantidad de espacio a rentar en pies cuadrados, en Marzo

Y₄= Cantidad de espacio a rentar en pies cuadrados, en Abril

Y₅= Cantidad de espacio a rentar en pies cuadrados, en Mayo

Y₆= Cantidad de espacio a rentar en pies cuadrados, en Junio

Y₇= Cantidad de espacio a rentar en pies cuadrados, en Julio

Y₈= Cantidad de espacio a rentar en pies cuadrados, en Agosto

Y₉= Cantidad de espacio a rentar en pies cuadrados, en Septiembre

Y₁₀= Cantidad de espacio a rentar en pies cuadrados, en Octubre

Y₁₁= Cantidad de espacio a rentar en pies cuadrados, en Noviembre

Y₁₂= Cantidad de espacio a rentar en pies cuadrados, en Diciembre

P₁= Cantidad de espacio privado a utilizar pies cuadrados, en Enero

P₂= Cantidad de espacio privado a utilizar pies cuadrados, en Febrero

P₃= Cantidad de espacio privado a utilizar pies cuadrados, en Marzo

P₄= Cantidad de espacio privado a utilizar pies cuadrados, en Abril

P₅= Cantidad de espacio privado a utilizar pies cuadrados, en Mayo

P₆= Cantidad de espacio privado a utilizar pies cuadrados, en Junio

P₇= Cantidad de espacio privado a utilizar pies cuadrados, en Julio

P₈= Cantidad de espacio privado a utilizar pies cuadrados, en Agosto

P₉= Cantidad de espacio privado a utilizar pies cuadrados, en Septiembre

P₁₀= Cantidad de espacio privado a utilizar pies cuadrados, en Octubre

P₁₁= Cantidad de espacio privado a utilizar pies cuadrados, en Noviembre

P₁₂= Cantidad de espacio privado a utilizar pies cuadrados, en Diciembre

Definición de restricciones

Restricciones de satisfacción de requerimiento de espacio

X + Y1 >=1979

X + Y2 >=9762

X + Y3 >=31205

X + Y4 >=63720

X + Y5 >=83929

X + Y6 >=71280

X + Y7 >=38780

X + Y8 >=13717

X + Y9 >=2973

X + Y10 >=455

X + Y11 >=8994

X + Y12 >=16568

Restricciones de balance del espacio privado y rentado

1979- Y1 = P1

9762- Y2 = P2

31205- Y3 = P3

63720- Y4 = P4

83929- Y5 = P5

71280- Y6 = P6

38780- Y7 = P7

13717- Y8 = P8

2973- Y9 = P9

455- Y10 = P10

8994- Y11 = P11

16568- Y12 = P12

Definimos la función objetivo

La dificultad de este ejercicio recae en la formulación de la función objetivo, a continuación explicaremos cada coeficiente de costo que acompaña las variables en la función.

Lo primero es determinar el costo fijo mensual para el almacén privado en la función objetivo, este se encuentra determinado por la formula de costo fijo mensual vista en el método anterior:

Al despejar el Tamaño tenemos que este es igual a: 0.375 mensual, por ende para que cumpla su objetivo debe multiplicarse por 12 e incluirse en la función objetivo acompañando la variable X, es decir:

4,5X

El siguiente costo a tener en cuenta es el costo variable mensual del almacén privado, para tal efecto debemos de recordar que dicho costo se calcula tomando como base la demanda en libras, como dentro de las variables tenemos definida la variable de requerimientos, debemos de trabajar con el factor inverso que determina los requerimientos a partir de la demanda en libras, es decir, si en el método de Ballou se establecía que el factor que convertía libras en espacio como: 0,029762, nosotros elevaremos a la (-1) dicho factor para obtener su inversa… En otras palabras podemos simplemente dividir cada demanda en libras en los requerimientos, de esta manera hallaremos una constante, que es igual a: 33,60, luego multiplicaremos esta constante por el costo variable (para bodega privada):

Está constante representa el costo variable y deberá acompañar las variables P1, P2, P3 …… P12:

1,68P1 ….. 1,68P12

Ahora consideraremos el costo de cargo de espacio, el cual saldrá de la formula de costo fijo mensual (rentada – cargo de espacio), en este caso se utiliza la constante anterior (33,60) y se multiplica por la división de la unidad entre el índice de rotación (1/3), luego se multiplica por el costo de cargo de espacio (0,1), obteniendo el siguiente resultado: 1,12, el cual acompañará la variable Y1, Y2…Y12 no sin antes sumarle el costo variable de operación (rentada), el cual se determina multiplicando la constante 33,60 por el cargo de manejo (0,07), tal como lo establece la formula de costo variable (rentada), en este caso el resultado será: 2.352; Al sumar los dos costos relacionados con la variable Y, tenemos que (1,12 + 2,352 = 3,472), este costo acompañará las variables Y1, Y2 ,… Y12, así:

3,472Y1….Y12

De esta manera nuestra función objetivo, cuyo criterio de optimización consiste en minimizar los costos será:

Z_MIN = 0.375X + 1.68P1 + 1.68P2 + 1.68P3 + 1.68P4 + 1.68P5 + 1.68P6 + 1.68P7 + 1.68P8+ 1.68P9 + 1.68P10 + 1.68P11 + 1.68P12 + 4.372Y1 + 4.372Y2 + 4.372Y3 + 4.372Y4 + 4.372Y5 + 4.372Y6 + 4.372Y7 + 4.372Y8 + 4.372Y9 + 4.372Y10 + 4.372Y11 + 4.372Y12

Así ingresamos los datos a WinQSB:

y el resultado obtenido es:

Es decir que la solución óptima es equivalente a un almacén privado que tenga 63.720 pies² , con un costo mínimo de $ 913.350 anuales. Es evidente que la certeza de este método es superior y si tenemos en cuenta el número probable de iteraciones del método de Ballou, es quizá más eficiente en tiempo.

Descargue el siguiente archivo para corroborar los resultados, y para efectuar el análisis económico de los problemas de dimensionamiento sin tendencia que se le presenten:

Descargue el siguiente archivo para corroborar los resultados, y para efectuar el análisis económico de los problemas de dimensionamiento sin tendencia que se le presenten: Descargar

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¿Qué es la Gestión de Almacenes?

Bryan Salazar López — Wed, 24 Jul 2019 20:59:10 +0000

A lo largo de los años, y conforme evoluciona el fenómeno logístico, el concepto de almacén ha ido variando y ampliando su ámbito de responsabilidad. El almacén es una unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Hoy por hoy lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro de la organización que tenía el piso de hormigón, es una estructura clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de incluso generar valor agregado.

¿Qué es la Gestión de almacenes?

La gestión de almacenes se define como el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material – materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e información de los datos generados. La gestión de almacenes tiene como objetivo optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de las actividades más importantes para el funcionamiento de una organización.

El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica.

La Gestión de Almacenes se sitúa en el Mapa de Procesos Logísticos entre la Gestión de Existencias y el Proceso de Gestión de Pedidos y Distribución. De esta manera el ámbito de responsabilidad (en cuya ampliación recae la evolución conceptual del almacenamiento) del área de almacenes nace en la recepción de la unidad física en las propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento.

El común interrogante que se genera luego de conocer los procesos del mapa logístico es: ¿Qué funciones corresponden a la Gestión de Inventarios (gestión de existencias) y que a la Gestión de Almacenes?. La siguiente gráfica despeja con exactitud el interrogante.

Vale la pena recordar que la función de la Gestión de Almacenes termina cuándo las unidades pasan a ser pedido, a partir de entonces la responsabilidad pasa a la Gestión de Pedidos y distribución.

Importancia y objetivos de la Gestión de almacenes

Describir la importancia y los objetivos de una gestión dependen directamente de los fundamentos y principios que enmarcan la razón de ser de la misma, sin embargo tal como lo observamos en la gráfica anterior sobre el «debe ser almacenado» quien formula las cuestiones de fundamento y principio es la gestión de inventario o existencia, y en estas se basa la gestión de almacenes para tener una gran importancia y unos claros objetivos.

Los objetivos que debe plantearse una gestión de almacenes son:

Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reducción de costos
Maximización del volumen disponible
Minimización de las operaciones de manipulación y transporte

Los beneficios que justifican su importancia son:

Reducción de tareas administrativas
Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos
Optimización de la gestión del nivel de inversión del circulante
Mejora de la calidad del producto
Optimización de costos
Reducción de tiempos de proceso
Nivel de satisfacción del cliente

Funciones del almacén

Aunque el derrotero de funciones de un almacén depende de la incidencia de múltiples factores tanto físicos como organizacionales, algunas funciones resultan comunes en cualquier entorno, dichas funciones comunes son:

Recepción de Materiales.
Registro de entradas y salidas del Almacén.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacén.
Despacho de materiales.
Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

Principios del almacén

Como ya ha sido tratado en el módulo de Administración de Inventarios, todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, en teoría es un mal necesario, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.

Para llevar a cabo tal empresa, la gestión de almacenes debe establecer y regirse por unos principios comunes fundamentales, conocidos como principios del almacén (aplicables a cualquier entorno):

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.
El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).
Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacén (entradas y salidas), la programación y control de producción sobre las existencias.
Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.
La identificación debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por un personal ajeno al almacén.
Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.
La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

Procesos de la Gestión de almacenes

El mapa de proceso de la gestión de almacenes se compone de dos ejes transversales que representan los procesos principales – Planificación y Organización y Manejo de la información – y tres subprocesos que componen la gestión de actividades y que abarca la recepción, el almacén y el movimiento.

Planificación y control

El proceso de planificación y organización es de carácter estratégico y táctico, dado que tiene que brindar soluciones de recursos en comunión con las políticas y objetivos generales que contempla la estrategia de la compañía, en aras de potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la misma. Dentro de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso de planificación y organización se encuentran:

Diseño de la red de distribución de la compañía: Toda compañía necesita establecer políticas respecto a su red de distribución, dado que esta debe ser acorde a su mercado y óptima en capacidad de respuesta para mitigar las fluctuaciones de su demanda. La complejidad de las decisiones respecto al diseño de la red de distribución es tal, dado que requiere de la combinación precisa de instalaciones, modalidades de transporte, y estrategias. El Diseño de una Red de Distribución es la planificación y ubicación estratégica de los almacenes y centros de distribución de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno o más orígenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compañía y los clientes requiere considerar una cantidad significativa de elementos: Número de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestión o el tamaño de los mismos.
Tras tener identificadas las necesidades de distribución y almacenamiento, la compañía debe decidir qué tipos de almacenes y centros de distribución se ajustan a sus necesidades de manera más eficiente, así como la ubicación de los mismos.
Responsabilidades de la Gestión de Almacenes (Gestión Propia o Subcontratación): Una vez se ha diseñado la red de distribución se procede a determinar si se autogestionará el almacén o si se subcontratará.

Una vez más la decisión depende de muchos factores dependientes de la estrategia de la organización, de su mercado, tamaño y cadena de abastecimiento, sin embargo existen claras ventajas y desventajas de acuerdo al tipo de gestión (propia o por subcontratación), dentro de las más significativas se encuentran:

Ventajas de la gestión propia

Mayor grado de control
Menos costoso a largo plazo
Optimización del recurso humano
Beneficios fiscales
Beneficios intangibles

Desventajas de la gestión propia

Carencia de flexibilidad
Restricciones financieras
Retorno de la inversión

Ventajas de la subcontratación

Conservación del capital
Aumento del espacio de almacén para cubrir picos de demanda
Riesgo reducido
Economías de escala
Flexibilidad
Ventajas fiscales
Conocimiento específicos de los costos de almacenamiento

Desventajas de la subcontratación

Problemas de comunicación
Carencia de servicios especializados
El espacio puede no estar disponible

Dado que regularmente para la determinación de la responsabilidad de la gestión se preponderan los argumentos financieros en un apartado posterior profundizaremos en métodos matemáticos que permitan establecer elementos cuantitativos de juicio para este subproceso de la planificación y organización.

Ubicación de almacenes: La firma Pricewaterhousecoopers recomienda que la localización de los almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:
- Una visión general del mercado: Para acotarse geograficamente a un área amplia, y
- Una visión local del mercado: Que contemple aspectos particulares de las zonas acotadas en la visión general.

Históricamente desde el plano de la Ingeniería Industrial se ha abordado el tema de la localización de almacenes mediante múltiples métodos matemáticos, entre los que se encuentran los métodos de: Von Thünen, Hoover, Weber, Greenhut y el método de Centro de Gravedad (Este último lo abordaremos desde el módulo de Diseño y Distribución en Planta). Sin embargo los factores no son meramente cuantitativos y existen una gran cantidad de criterios cualitativos (que evidentemente redundan en el plano financiero) y entre los que se destacan:

Tamaño de los almacenes: Un almacén debe ser dimensionado principalmente en función de los productos a almacenar (en tamaño, características propias y cantidad de referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la demanda). Pero además de estos, intervienen otros factores que deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamaño de un almacén. Los factores a tener en cuenta para el cálculo del tamaño de un almacén son:
- Productos a almacenar (cantidad y tamaños)
- Demanda de los mercados
- Niveles de Servicio al cliente
- Sistemas de manipulación y almacenaje a utilizar
- Tiempos de producción
- Economías de escala
- Layout de existencias
- Requisitos de pasillos
- Oficinas necesarias

Es importante la consideración de las tres dimensiones para determinar la capacidad del almacén, es decir determinar la magnitud en función de metros cúbicos.

En el módulo de Diseño, Tamaño y Layout de almacenes abordaremos matemáticamente el aspecto conocido como dimensionamiento de bodegas.

Diseño y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales más eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseño efectivo optimiza las actividades de un almacén. En el módulo de Diseño, Tamaño y Layout de almacenes abordaremos este tema a profundidad.

Recepción

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. La recepción es el proceso de planificación de las entradas de unidades, descarga y verificación tal y como se solicitaron mediante la actualización de los registros de inventario.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepción de mercancías es la automatización tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones humanas que no añaden valor al producto. Otra tendencia considerada como buena práctica logística es la implementación de programas de entregas certificadas que no solo eliminan burocracia sino que reducen al mínimo las inspecciones que se consideran imprescindibles pero que no añaden valor.

En primer lugar, el proceso de recepción de mercancías debe cimentarse en una previsión de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al menos, el horario, artículos, y procedencia de cada recepción, este proceso se conoce como cita previa ya que para procesos como Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy específicos como montacargas, plataformas móviles, rampas, entre otros.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas de las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepción son significativamente menores que las mercancías de origen externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las mercancía. Además, una correcta metodología de identificaciones a lo largo de la compañía también favorece enormemente la actividad de recepción. Es el caso de traslado de mercancías entre almacenes o de proceso de transformación a almacén. Las mercancías de procedencia externa requieren unas condiciones de llegada más exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el proveedor (cita previa – EDI), con lo que se precisa mayor actuación y responsabilidad desde el almacén.

Tras la descarga e identificación, las cuales deben realizarse de manera inmediata y en zona específica habilitada a tal efecto, las mercancías deben pasar a almacenamiento, bien sea temporal a la espera de su ubicación definitiva, bien sea fijo en su ubicación definitiva.

Almacén

El almacenamiento o almacén es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservación de los productos con los mínimos riesgos para el producto, personas y compañía y optimizando el espacio físico del almacén. El almacén puede dividirse en las siguientes zonas:

ZONAS DE UN ALMACÉN

Recepción: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepción

Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos almacenados. De adaptación absoluta a las mercancías albergadas, incluye zonas específicas de stock para mercancías especiales, devoluciones, etc

Preparación de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancías tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser preparadas para expedición

Salida, verificación o consolidación: desde donde se produce la expedición y la inspección final de las mercancías

Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y máquinas. Diseñados también para permitir la total maniobrabilidad de las máquinas. Oficinas: zona destinada a la ubicación de puestos de trabajo
auxiliares a las operaciones propias de almacén

Oficinas: zona destinada a la ubicación de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones propias de almacén

Basado en: Pricewaterhousecoopers

Los Sistemas de Almacenamiento y Tipos de Almacén serán abordados en módulos independientes.

Movimiento

Es el subproceso del almacén de carácter operativo relativo al traslado de los materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacén o desde la zona de recepción a la ubicación de almacenamiento. La actividad de mover físicamente mercancías se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulación de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de factores como son:

Volumen del almacén
Volumen de las mercancías
Tiempo de vida de las mercancías
Costo del equipo versus la finalidad
Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas
Distancia de los movimientos

Desde la perspectiva de las características de las mercancías, los flujos de entrada y salida del almacén de las mercancías son variadas, como por ejemplo:

Last In – First Out (LIFO): la última mercancía que entra en almacén, es la primera que sale para expedición. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en productos frescos.
First In – First Out (FIFO): la primera mercancía que entra en almacén, es la primera que es sacada de almacén. Es la modalidad más utilizada para evitar las obsolescencias
First Expired – First Out (FEFO): el de fecha más próxima de caducidad
es el primero en salir.

Información

Si bien la función principal de la Gestión de Almacenes es la eficiencia y efectividad en el flujo físico, su consecución está a expensas del flujo de información, este es un eje transversal de los procesos de gestión logística, y la gestión de almacenes no son la excepción. Debe ser su optimización, por tanto, objetivo de primer orden en la Gestión de Almacenes. Su ámbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos – Planificación y organización, recepción, almacén y movimiento – y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vías:

Información para gestión.
Identificación de ubicaciones.
Identificación y trazabilidad de mercancías.

Dentro de la información para la gestión se incluyen:

Configuración del almacén: instalaciones, layout, etc.
Datos relativos a los medios disponibles
Datos técnicos de las mercancías almacenadas
Informes de actividad para Dirección
Evolución de indicadores
Procedimientos e instrucciones de trabajo
Perfiles y requisitos de los puestos
Registros de la actividad diaria

La identificación de las ubicaciones la profundizaremos en el módulo de Diseño y Layout de almacenes. Por otro lado la identificación y trazabilidad de mercancías se detalla en el módulo de identificación de mercancías.

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