Si está leyendo esto es porque en este portal ya leyó cosas interesantes o porque alguien lo recomendó o porque va a evaluar el contenido por primera vez. Pero, de todos modos, a veces es difícil saber si estamos frente a un experto o, por lo menos, frente a buenas recomendaciones.

Mi recomendación: contraste lo que lee con su experiencia y haga el ejercicio de validar la lógica de lo que le proponen. Una manera es verificar “efecto-causa-efecto”, como decía el Dr. Goldratt. Es decir, si nos proponen que un efecto tiene cierta causa, podemos predecir que, si esa causa existiera, también debería existir otro efecto. Esto también se conoce en Teoría de Restricciones como “reserva de efecto predicho”. Veamos un ejemplo reciente.

«The Future of Commerce Trend Report 2022» (Por Shopify.com)

No creo que esté mostrando aquí un portal desconocido, y es fuente de artículos y de reportes muy acabados, como el “The Future of Commerce Trend Report 2022” (Descargar reporte), que me recomendaron recientemente. Es un reporte de 140 páginas y en la 105 encuentro la segunda recomendación para la cadena suministro: “Redistribuya inventario más cerca de sus clientes”, y en el detalle dice:

«La redistribución de su inventario a lugares más cercanos a sus clientes reduce los costes al mantener la mercancía dentro de zonas de envío, lo que le permite ofrecer envíos en el mismo día o en dos días sin incurrir en costes adicionales, y aumenta la resiliencia frente a los problemas regionales de la cadena de suministro.

Si tiene un negocio de venta al por menor, considere la posibilidad de convertir las tiendas en minicentros de distribución. La conversión de una sola tienda minorista en un minicentro de cumplimiento tiene el potencial de reducir los costes de última milla en más de un 60%. Estos espacios híbridos de venta al por menor son también una oportunidad para ofrecer opciones de recogida en la acera y de «click-y-cobrar».»

Vamos por partes.

Primera afirmación: enviar (incurrir en un costo de flete) a una ubicación cercana a sus clientes, permitiría enviar (otro costo de flete) en un tiempo de uno o dos días, pero dice que sin incurrir en costos adicionales.

Aquí hay supuestos que habría que validar para que esta afirmación sea correcta en los dos aspectos: «que reduce costo y que reduce tiempo». Los supuestos son:

Segunda afirmación: la tienda como mini-CD (…) aumenta la resiliencia frente a los problemas regionales de la cadena de suministro. Supongo que se refiere a que usar la tienda como punto de acopio para ventas con plazos cortos de entrega (1 – 2 días) contribuye a mitigar los problemas asociados con los frecuentes faltantes y excedentes de stock (¿hay otros “problemas regionales”?). Y es que, si la tienda tiene alta disponibilidad de todos los SKUs, no veo porqué un cliente esperaría uno o dos días. 🤔

Es decir, como tenemos problemas para mantener disponibilidad a un costo razonable en las tiendas, convenzamos a los clientes de pedir y esperar el envío desde el CD a la tienda, para que sea retirado o enviado desde la tienda. Así no tenemos el problema del agotado en tienda. (¡Pero precisamente esto era para resolver la falta de disponibilidad en tienda y no se resuelve!). Seamos justos, acá brindaríamos al cliente visibilidad sobre la disponibilidad: Si en todo momento sabe qué no hay, su opción es esperar. 🚨 También tiene la opción de comprar a la competencia.

Yo soy comprador por internet y espero más de dos días, pero si voy a una tienda, espero encontrar de entrega inmediata. Hace poco busqué unas pilas especiales en una tienda por departamentos y las encontré en el sitio web. Acto seguido fui a la tienda física a comprarlas, para encontrarme con la sorpresa de que eso solo se vende por internet (supongo que hay que leerlo todo en la página). Hice la compra por internet, pero a otro proveedor. O sea que no les sirvió de nada usar la tienda como mini-CD en ese caso. Además, que es “mini-HUB”, o sea que es de paso, no de acopio.

Y la tercera afirmación es que podría reducir el costo de última milla en más de un 60% usando las tiendas como mini-CDs. Me parece que quedó establecido que, si es entrega a domicilio, menos viajes reducen el costo, no lo contrario. Pero, además, si se trata de entrega a domicilio desde la tienda, eso ya es posible si la tienda mantiene buena disponibilidad en primer lugar. ⚠️ Y buena disponibilidad no implica necesariamente que la tienda se convierta en un mini CD ⚠️

No. La solución a la mala disponibilidad y a los excedentes no es usar las tiendas como mini-CD (¿no son eso hoy sin ponerles nombres complicados?). La solución ya la he descrito en otros artículos y es simple: Por ejemplo, los invito a revisar Cross Docking ¡No lo intente en casa!.

Conclusión

Después de analizar estas recomendaciones, el resto del reporte pierde mucha fuerza. Decir cosas que parecen novedosas pero que son lo mismo de siempre con otras palabras, o directamente son erróneas, me llevó a escribir esta alerta, y también a ser más exigente conmigo mismo al hacer recomendaciones.

Matías Birrell Rodríguez

De profesión, ingeniero civil de industrias, con mención en mecánica, con un MBA en finanzas. Pero principalmente, experto en Teoría de Restricciones y autor de libros acerca de este tema, habiendo trabajado y aprendido directamente con el Dr. Goldratt en Goldratt Group. Adicionalmente es director de www.goldfish.cl, empresa que ofrece aplicaciones en la nube, simples y asequibles, para aplicar estos conceptos a las decisiones diarias.

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“¿Un fill rate mayor a 94%? ¡Imposible! No es posible sostenerlo con un costo aceptable”.

No es la primera vez y creo que no será la última que escuche este tipo de afirmaciones cuando hablo con gerentes generales. Y es que son personas inteligentes y con experiencia, lo que los ha llevado a tener ciertas convicciones que les permiten tomar decisiones rápidamente, sin entretener su escaso tiempo en fantasías.

¿Pero qué es lo que en el pasado ocurrió y lo llevó a tener este convencimiento de que no es posible tener un fill rate cercano a 100% y a la vez que eso sea rentable?

¿Qué es fill rate?

Este es un término en inglés de uso habitual en logística para medir el grado de cumplimiento de un pedido. En su expresión más simple y ácida, es el porcentaje de líneas del pedido que se ha logrado satisfacer completamente.

Claro que, si el pedido tiene solo dos ítems de, digamos 900 unidades del primero y 100 unidades del segundo, y entregamos 800 unidades y 100 respectivamente, con esta definición podríamos tener un fill rate de 50%. Entonces podemos afinar nuestra definición al considerar las cantidades también. Una manera es calcular el fill rate como las unidades entregadas divido por el total. En este caso tendríamos 90%.

Pero si las 900 unidades representan el 50% en dinero, ahora podríamos hacer otro cálculo que nos dé 94.4%.

Ya ve que el fill rate es un KPI que puede significar distintas cosas, pero, aun así, ese gerente consideraba imposible sostenerlo sobre 94%.

¿Cómo se conforman las decisiones?

El caso que estoy relatando es el de un fabricante de bienes de consumo que vende su producción a una cadena de suministro, donde hay mayoristas, distribuidores y retail.

En esa compañía, como en muchas otras, los gerentes tienen estudios superiores, y con bastante seguridad aprendieron las técnicas más conocidas de optimización de costos para la gestión de empresas que comercializan bienes de consumo. Entre otras, balancear líneas de producción, usar MIN/MAX y EOQ, y cálculo de costos unitarios con las últimas técnicas de ABC (costeo basado en actividades).

Cuando uno usa esas técnicas, el resultado inevitable es que la capacidad apenas alcanza para satisfacer la demanda y se acumula mucho inventario. El inventario acumulado utiliza dos recursos fundamentales: espacio en bodega y capital de trabajo. Cuando hay mucho inventario, ambos recursos están a su límite, por lo que sugerir incrementar el inventario inmediatamente incrementa el costo de la operación.

¿Y eso qué tiene que ver con el fill rate?, dirá usted.

Veamos, si hay mucho inventario acumulado, necesariamente eso representa más días de venta. Es decir, la programación de producción debe considerar un horizonte de venta más lejano en el futuro, por lo que cada vez más depende de la exactitud del pronóstico. Lo único que sabemos con certeza acerca del pronóstico es que está equivocado, por lo que esos planes de producción van a terminar con algunos ítems agotados, lo que redunda en un fill rate menor.

Lo único que sabemos con certeza acerca del pronóstico es que está equivocado

Pero es peor todavía: cada vez que a un pedido le falta un ítem, hay reprogramaciones de producción, lo que desperdicia capacidad y ahora debemos pagar un costo mayor para lograr todo el plan de producción.

¿Y los gerentes no se dan cuenta de todo este círculo vicioso?

Es más fácil preguntarlo que responderlo. ¿Cómo pueden saber que eso es un círculo vicioso? O mejor, ¿cómo podrían saber que no están optimizando la operación? Después de todo están siguiendo las “mejores prácticas” y aplicando principios básicos que se enseñan hasta el día de hoy en universidades muy prestigiosas.

Y además son conceptos practicados por muchos otros en la industria.

Después de varios años optimizando, en esa empresa han logrado 94% como un máximo realista y sostenible. Cada vez que intentaron mejorarlo, manteniendo las optimizaciones productivas, se elevaron tanto los inventarios y aparecieron tantas mermas, que la conclusión lógica es que intentar mejorar el fill rate no es rentable, y no es realista que se lo sugieran después de tanta experiencia que demuestra lo contrario.

¿Hay salida?

Esta es una pregunta que hace alguien inconformista. Alguien que no acepta el trade off entre fill rate y costo. El Dr. Goldratt me enseñó que no acepte las contradicciones; que un científico debe pensar hasta lograr eliminarlas. También Genrich Altshuller pensaba así, poniendo como base de TRIZ el convencimiento de que un invento surge de eliminar una contradicción técnica.

Me remito a dos artículos anteriores para ver cómo se invalidan algunos de los conceptos básicos que siguen usando los gerentes. Vea Refutación al balanceo de líneas y La Falacia de MIN/MAX y EOQ para saber por qué esos conceptos están equivocados.

En general, el gran problema actual en la gestión de empresas es desconocer el carácter sistémico de las organizaciones. Estos ejemplos presentados aquí son solo una muestra.

La salida al problema del fill rate sub óptimo es cuestionar los conceptos que dan origen a las decisiones diarias de la fábrica y de la cadena de suministro. Al abandonar esas “creencias”, se debe adoptar otro conjunto de políticas. Afortunadamente ya hemos recorrido ese camino, y conocemos cuáles son los nuevos conceptos y las nuevas políticas. Y hemos visto a cientos de empresas (tal vez miles) que en los últimos 30 años han logrado un fill rate cercano al 100% junto con reducir costos e inventarios.

¿Por qué es lenta la adopción del pensamiento sistémico?

Russell Ackoff respondió esta pregunta hace varios años en un artículo corto. Y dio dos razones, una general y una específica.

La razón general tiene que ver con la educación prevaleciente, donde los errores se castigan, desde el colegio, pasando por la universidad, y hasta en el trabajo. Y la manera más segura de minimizar la cantidad de errores es minimizar la cantidad de oportunidades de cometerlos. Al menos esa es una de las estrategias. Por lo tanto, el instinto de supervivencia y la poca urgencia de hacer algo nuevo lleva a la mayoría de las personas a evitar cambios profundos. Y adoptar el pensamiento sistémico, también en palabras del Dr. Ackoff, es un cambio de era: son tan profundos y numerosos los paradigmas que deben cambiar, que equivale a cambiarle el conjunto de creencias compartidas a un gran grupo de personas; es un cambio de su visión del mundo.

¿Para qué “arriesgarse” con algo que contradice la corriente principal? Es defendible hasta cierto punto esta posición.

La razón específica tiene relación con el pensamiento sistémico mismo, donde los expertos se reúnen en conferencias para presentar sus investigaciones y casos en una jerga casi hermética al resto.

Yo estoy más de acuerdo con lo primero que lo segundo, aunque es verdad que a veces la jerga técnica espanta, pero no puede ser la razón principal.

Temores que bloquean

Antes de su partida, el Dr. Goldratt dejó escrito un prefacio al libro que no pudo escribir acerca de la ciencia de la gerencia. En ese prefacio habla de tres temores que provocan comportamientos en muchos gerentes. Depende del gerente el grado en que le afecte cada uno.

Conclusión

Con una experiencia laboral muy compleja, donde nunca ha experimentado lo que significa eliminar los conflictos y manejar de modo simple un sistema complejo, donde la incertidumbre solo crece e incrementa la complejidad del sistema, el gerente se aferra a las pocas certezas que tiene, esas que adquirió en sus estudios, como si fueran dogmas.

Invito a todos los lectores a revisar sus propias creencias, al menos en administración de empresas, y confiar más en su capacidad de razonamiento. Tendrá sorpresas agradables.

Matías Birrell Rodríguez

De profesión, ingeniero civil de industrias, con mención en mecánica, con un MBA en finanzas. Pero principalmente, experto en Teoría de Restricciones y autor de libros acerca de este tema, habiendo trabajado y aprendido directamente con el Dr. Goldratt en Goldratt Group. Adicionalmente es director de www.goldfish.cl, empresa que ofrece aplicaciones en la nube, simples y asequibles, para aplicar estos conceptos a las decisiones diarias. OTIF100 (manufactura), Fill Rate 100 (cadena de suministro).

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En el blog anterior me referí a mi experiencia con el retail, el comercio minorista y las preguntas que hay que responder para mejorar su desempeño. En este blog les compartiré una pieza fundamental del rompecabezas, que está en la médula de todas las cadenas de suministro que surten al retail, sean de la misma empresa o no:

La disponibilidad en el punto de ventas depende de cómo opera el resto de la cadena. Cada vez es más patente que la forma como la mayoría de las empresas ha tratado de tenerla no les ha dado resultados

En primera instancia recordemos la Ley de Moore, formulada por el fundador de Intel, que establece que el poder del microprocesador se duplica cada 24 meses. Esto significa que los transistores y el número de operaciones que puede realizar un microprocesador se duplica a esa velocidad.

¿Qué tiene que ver esto con la Cadena de Suministro?

Su relevancia radica en el hecho que desde hace varias décadas cuando el computador y el microprocesador comenzaron a tomar un rol preponderante en la capacidad de nuestros procesos fabriles, industriales y administrativos, se han ido desarrollando para obtener datos en tiempo real.

Esto ha llevado a que se desarrollen soluciones tecnológicas como MRP, MRPII y ERP’s cuyo fin es tener disponible los datos en tiempo real y permitir que las empresas puedan anticiparse a la demanda con mejores herramientas y poder de cálculo. Las herramientas han podido generar la capacidad de correr algoritmos cada vez más sofisticados. Es decir, mejorar la calidad del pronóstico.

La hipótesis que ha operado ha sido que podemos mejorar la calidad, la precisión del pronóstico y que eso debe conducir a una mejora sustancial de la disponibilidad, condición fundamental que debe cumplir la cadena de suministros, cuando uno entiende que las cadenas de suministros operan bajo una condición descrita por el Dr. Eli Goldratt:

“En la cadena de suministros nadie, ninguna de las empresas y eslabones, ha vendido nada hasta que el consumidor final no haya comprado”

La realidad nos muestra que sin importar cuando se haya realizado el estudio y el análisis del nivel de agotados o quiebres de stock en el punto de ventas, este nivel nunca baja de 8%; a pesar de la tecnología utilizada y aún en las mejores cadenas, las de supermercados.

Cuando uno revisa cadenas de artículos y productos de menor rotación o aquellas donde hay un impacto importante de la obsolescencia, como en la moda y los productos de tecnología, los agotados suelen superar el 25-30%. Igualmente, la mayoría de las empresas o cadenas de suministros presentan excedentes de inventario de sus productos, sin importar la sofisticación de las herramientas de gestión de inventario, WMS, RFID.

La disponibilidad está claramente atada a las políticas que la empresa utiliza para la gestión del tiempo y mecanismo de reposición. Mientras más preponderancia se le de al pronóstico para tomar decisiones operacionales, peor será su desempeño.

Retar estas creencias y el que la tecnología por si misma produce mejoras en el desempeño por el poder que tienen las capacidades crecientes de procesamiento es la clave. Adicionalmente, para sostener un desempeño rentable se requiere contestar preguntas que surgen una vez que se pueden mejorar la disponibilidad y la rotación, y no por diferenciales menores sino por factores de más del 50% y en algunos casos hasta duplicarla.

¿Cómo podemos explotar la venta de nuestros productos estrella, los de mejor rotación, y a la vez poder innovar y crear los nuevos productos estrella del futuro?

¿Cómo nos aseguramos de no perder oportunidades de venta?

¿Cómo establecer relaciones de largo plazo y beneficiosas con el comercio minorista y los distribuidores, mientras logramos aumentar nuestra participación de mercado y del espacio de exhibición?

Al adoptar creencias y entendimientos distintos, cuando somos capaces de mirar a la organización y sus clientes, mercados, como un sistema, nos permite generar soluciones y resultados de ruptura. La alineación de la disponibilidad en la cadena de suministros con TOC, incluye los siguientes elementos que ya han sido resueltos en nuestros clientes:

Si deseas conocer mas sobre el cómo TOC puede mejorar el desempeño de la Cadena de Suministro, te invitamos a revisar el siguiente Caso de Estudio:

Javier Arevalo

Me apasiona trabajar con empresas y clientes para ayudarles a desbloquear su productividad mediante el aprendizaje y la aplicación de la teoría de restricciones y el enfoque de sistemas. He desarrollado mi experiencia trabajando en estrecha colaboración con el Dr. Goldratt en el pasado y mis colegas del grupo Goldratt durante más de quince años. Soy socio y miembro fundador de Goldratt Consulting, donde he desarrollado mis habilidades en TOC Estrategia & Tácticas, Procesos de Negocio, Planeación, Gerencia de Operaciones, Cadena de Suministros, Retail, Gerencia de Proyectos y Ambientes complejos.

Goldratt Consulting América Latina

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Hace algún tiempo tuve la oportunidad de pasear por las calles de ChinaTown, en una de las ciudades grandes de EE.UU. Lo importante a destacarles fue la impresión que me causó ver la cantidad de tiendas, con una oferta ilimitada de artículos y la presencia infinita de productos que parecían haber perdido la fecha en la que fueron traídos al mercado. Me preguntaba: ¿Cómo es posible que estas tiendas estén realmente generando ventas suficientes cuando, a pesar de la variedad y las ofertas, no me atraían en lo más mínimo? Y mirando alrededor ya no pude distinguir una tienda de otra.

¿Qué es lo que debemos hacer para mejorar el tráfico y por ende las ventas en el retail?

Para poder mejorar el resultado y la rentabilidad de una tienda o de una cadena de tiendas necesitamos ser capaces de responder y actuar en consecuencia, primero sobre otras preguntas fundamentales que son parte del dilema fundamental.

La primera pregunta a responder es: ¿Cuál es la restricción en una cadena de retail o tiendas?

Si estamos de acuerdo en que la generación de las ventas depende directamente de los consumidores que entran a ver o comprar, entonces la restricción del sistema son los consumidores. Y el tráfico es el reflejo del interés que la tienda es capaz de generar en el mercado.

La segunda pregunta a responder ahora es: ¿Qué hacer para mejorar el tráfico?

El objetivo a cumplir debe ser siempre: asegurar la disponibilidad; esto es el producto correcto, en el lugar correcto, en el momento correcto. Y eso crea un dilema. Por una parte debo aumentar la oferta (en variedad y cantidad de productos, artículos y más locales), pero para asegurar una rentabilidad adecuada debo limitar la oferta (variedad y cantidad de productos y menos locales). Uno de los supuestos de fondo que hace que este dilema exista es que no todos los productos son atractivos para las personas. No todos los productos nacen igual. Sobre todo hoy en día donde hay una presión constante por ofrecer productos individualizados para el gusto de cada persona. La complejidad que se produce en la oferta genera saturación y confusión en el mercado.

Y el resultado es como el de la foto anterior: La oferta supera la sensatez, y aún así no mejora el tráfico y por ende tampoco las ventas.

Cuando entendemos que la tienda forma parte de un sistema y una cadena, entonces podemos afinar más aún las preguntas que deben resolverse:

Cuando estas preguntas se resuelven, entonces podemos expandir nuestro enfoque y responder simultáneamente a preguntas de todavía mayor alcance:

¿Y las respuestas?

No es de extrañar que las respuestas a todas estas preguntas se derivan de la gestión de la empresa como un sistema. Al adoptar una forma distinta de gerenciar los desafíos se logran resultados sin precedentes de ruptura:

Si deseas conocer mas sobre el retail, te invitamos a descargar el siguiente ebook:

Javier Arevalo

Me apasiona trabajar con empresas y clientes para ayudarles a desbloquear su productividad mediante el aprendizaje y la aplicación de la teoría de restricciones y el enfoque de sistemas. He desarrollado mi experiencia trabajando en estrecha colaboración con el Dr. Goldratt en el pasado y mis colegas del grupo Goldratt durante más de quince años. Soy socio y miembro fundador de Goldratt Consulting, donde he desarrollado mis habilidades en TOC Estrategia & Tácticas, Procesos de Negocio, Planeación, Gerencia de Operaciones, Cadena de Suministros, Retail, Gerencia de Proyectos y Ambientes complejos.

Goldratt Consulting América Latina

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El objetivo de un WMS es proporcionar la información necesaria para controlar eficientemente el movimiento de materiales dentro de un almacén o CEDI.

Parece obvio, pero es de suma relevancia considerar que un WMS es un sistema, está integrado. Su correcto funcionamiento depende, en gran medida, de la calidad de sus integraciones.

Los sistemas WMS pueden ser aplicaciones independientes o pueden estar integrados en un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP). De manera que su puesta en marcha requiere de un proceso de ensamble, adaptación y aplicación que podría tomar más de un año.

Funciones de un WMS

El almacén o el centro de distribución, se encuentra en el núcleo de la operaciones de la cadena de abastecimiento. Guarda estrecha relación con los materiales y/o los productos terminados. En logística y cadena de suministro, la clave es el flujo; y el propósito de un WMS es soportar el flujo, es decir, ayudar a garantizar que los bienes y materiales se muevan a través de los almacenes de la manera más eficiente y rentable.

Para alcanzar dicho propósito, un WMS ofrecen capacidades o funciones básicas tales como:

Las funciones o capacidades extendidas de un WMS incluyen:

Magic Quadrant for WMS 2021 – Gartner©

El cuadrante Mágico de Gartner es una representación gráfica de la situación del mercado de un producto tecnológico en un momento determinado. El gráfico está dividido en cuatro partes dónde se distribuyen las principales compañías de acuerdo a su calificación en función de la capacidad para hacer y la integridad de la visión.

Capacidad para hacer

«La profundidad y amplitud de la funcionalidad de WMS siguen siendo factores muy importantes a la hora de elegir un nuevo WMS, especialmente para las empresas que reemplazan los sistemas heredados obsoletos. Cada vez más, la arquitectura técnica del WMS es una consideración importante para los nuevos clientes de WMS donde la adaptabilidad, la extensibilidad, la experiencia del usuario y la nube son prioridades».

Fuente: Gartner (Junio 2021) / Criterios para moverse hacia arriba del cuadrante

Integridad de la visión

«La experiencia en el dominio, la visión tecnológica y la visión de los proveedores para el WMS del futuro ocupan un lugar destacado. Consideramos el conocimiento y la visión de los proveedores para el almacenamiento y, de manera más amplia, la gestión logística tanto a nivel local como internacional».

Fuente: Gartner (Junio 2021) / Criterios para moverse hacia la derecha del cuadrante

Cuadrante mágico de Gartner 2021 – WMS

Tendencias

La irrupción de la industria 4.0 ha logrado la generalización de capacidades de conexión entre productos, materiales y los sistemas de gestión de las organizaciones. La data recaudada en los procesos logísticos puede integrarse en un WMS de tal manera que ayude a la gestión del flujo de unidades desde la recepción hasta el despacho.

El volumen y la capacidad de tratamiento de los datos está contribuyendo al desarrollo de funciones que hasta hace muy poco se consideraban extendidas, y que cada vez son más posibles y necesarias, tales como el slotting (acomodamiento inteligente), el cual puede soportarse en inteligencia artificial; los gemelos digitales basados en IoT, que contribuyen a la gestión remota del almacén; la integración de inteligencia de localización, como por ejemplo el uso de data geoespacial para optimizar los procesos de almacenamiento.

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Los objetivos del diseño, y layout de los almacenes son facilitar la rapidez de la preparación de los pedidos, la precisión de los mismos y la colocación más eficiente de existencias, todos ellos en pro de conseguir potenciar las ventajas competitivas contempladas en el plan estratégico de la organización, regularmente consiguiendo ciclos de pedido más rápidos y con mejor servicio al cliente.

¿En qué se diferencia un almacén de un Centro de distribución?

La siguiente tabla nos muestra las diferencias existentes entre las principales características de un almacén y un centro de distribución.

En un almacén el objetivo principal del mejoramiento se enfoca en la optimización del espacio y en dotar de medios de manipulación de cargas normalmente a gran altura y con volúmenes de trabajo medios. Mientras en un Centro de Distribución la optimización se enfoca en un rápido flujo de materiales y en la optimización de la mano de obra, sobre todo en las labores de Picking.

Sin embargo, se considera que la tipología del almacén influye decisivamente en el diseño de un Centro de Distribución, razón por la cual en este módulo se abordará el diseño y layout desde una perspectiva múltiple que contemple tanto a los Centros de Distribución, como a los almacenes, ya que si el objetivo fundamental del diseño de un Centro de Distribución consiste en la optimización del flujo de materiales, el almacén no está alejado de este contexto, dado que lo que aquí se pretende es abordar las pautas necesarias para la consecución de un almacén óptimo.

¿A qué hace referencia el diseño y layout de un centro de distribución?

Se pueden identificar dos fases fundamentales al momento de diseñar un almacén; estas son:

¿Qué debe incluir el diseño de las instalaciones?

El diseño de las instalaciones hace parte de los procesos estratégicos que debe ejecutar la gestión de almacenes, dicho diseño debe incluir:

¿Qué es el layout y cuál es su objetivo?

Como se describe en la segunda fase del diseño de almacenes, el layout corresponde a la disposición de los elementos dentro del almacén. El layout de un almacén debe asegurar el modo más eficiente para manejar los productos que en él se dispongan. Así, un almacén alimentado continuamente de existencias tendrá unos objetivos de layout y tecnológicos diferentes que otro almacén que inicialmente almacena materias primas para una empresa que trabaje bajo pedido.

Cuando se realiza el layout de un almacén, se debe considerar la estrategia de entradas y salidas del almacén y el tipo de almacenamiento que es más efectivo, dadas las características de los productos, el método de transporte interno dentro del almacén, la rotación de los productos, el nivel de inventario a mantener, el embalaje y pautas propias de la preparación de pedidos.

Modelos de gestión según la organización física de los Centros de distribución

Un óptimo diseño de las instalaciones de un almacén y un centro de distribución debe redundar en un adecuado flujo de materiales, minimización de costes, elevados niveles de servicio al cliente y óptimas condiciones de trabajo para los empleados.

Cuando la organización opta por ejercer la gestión física del almacén, se debe decidir acerca del modelo de gestión que se aplicará a nivel operativo, con base en su organización física. Según la organización física se consideran dos tipos de modelos de gestión operativa de los almacenes, estos son el Almacén Organizado y el Almacén Caótico.

Gestión de almacén organizado

Principio: Cada referencia tiene asignada una ubicación específica en almacén y cada ubicación tiene asignadas referencias específicas.

Características:

Gestión del almacén caótico

Principio: No existen ubicaciones pre-asignadas. Los productos se almacenan según disponibilidad de espacio y/o criterio del almacenista.

Características:

Principios de la distribución de almacenes

Existen una serie de principios que deben seguirse al momento de realizar la distribución en planta de un almacén, estos son:

Etapas de la distribución física de un almacén

La distribución física de un almacén puede dividirse en cinco etapas fundamentales, estas son:

Diseño externo de almacenes y Centros de distribución

Edificios y zonas externas

Cuando abordamos la infraestructura de un almacén o un centro de distribución (CEDI) es intrínseco el abordaje de aspectos claves como los son la seguridad y la productividad de las operaciones que en estos se efectuen. Tener la posibilidad de trabajar el diseño del edificio y las zonas externas del almacén o el CEDI partiendo de las necesidades logísticas de la organización es una ventaja vital, y al mismo tiempo una gran responsabilidad de gestión, dado que de las decisiones que se tomen al respecto dependerá el rendimiento de los tiempos que tardan en realizarse las operaciones de traslado y manipulación de unidades, la optimización de las condiciones de seguridad y el máximo aprovechamiento del espacio disponible.

El diseño externo del almacén y el CEDI abarca la orientación del edificio, la vías de acceso, muelles, andenes, plataformas, pasarelas, rampas, puertas, dimensiones del edificio destinado al almacenamiento (superficie, altura). Además, existen muchos factores de vanguardia logística a considerar, factores como el diseño de una infraestructura compatible con estrategias de reabastecimiento continuo, entregas paletizadas, cross docking y/o entregas certificadas.

Accesos y cerramientos:

El diseño de accesos y cerramientos es un aspecto fundamental cuando se busca minimizar la interferencia entre los vehículos que participan del proceso de entrega y recogido desde y hacia el almacén o el CEDI, así como también busca minimizar la interferencia entre los medios de carga y descarga y el personal que transita por las vías de servicio. Para planificar de la mejor manera los accesos y cerramientos se debe tener en cuenta que:

Muelles:

Los muelles son plataformas de hormigón adosadas al almacén, cuyo propósito es que el suelo de este quede a la misma altura de la caja del camión. Antes de decidir dónde situarlos es necesario contemplar los siguientes factores:

Zonas de carga y descarga

La ubicación de las zonas de carga y descarga está sumamente condicionada por la orientación del edificio y la distribución de los edificios colindantes. Si el almacén o CEDI se encuentra situado en una parcela con acceo desde varias calles, podemos diseñar zonas de carga y descarga en cualquiera de los frentes, pero si solo se cuenta con una entrada por una calle, la apertura será en una sola dirección. Un factor vital que influye en el diseño de las zonas de carga y descarga es el flujo deseado de mercancías, en este caso y según el flujo conveniente se puede optar por un diseño de zonas de carga y descarga que faciliten un flujo en «U», en «T» o en línea recta.

Según el medio de transporte que se utilice en el almacén o CEDI se deberá decidir si es conveniente que estas zonas de carga y descarga se encuentren ubicadas en el almacén o fuera de él (pero en su entorno), esta última alternativa es muy utilizada en plataformas logísticas y en centros integrados de mercancías, lugares donde predomina el transporte por buques, aviones o trenes.

Diseño interno de almacenes y Centros de distribución (Layout)

Efectuar la distribución del espacio interno de un almacén es un proceso sumamente complejo que requiere de superar las restricciones de espacio físico edificado y las necesidades proyectadas de almacenamiento (necesidades futuras de expansión). Las decisiones que desde la gestión de almacenes se tomen respecto a la distribución general deben satisfacer las necesidades de un sistema de almacenamiento que permita la consecución de los siguientes objetivos:

Estos objetivos nacen del reconocimiento de los siguientes siete principios básicos del flujo de materiales:

Basado en recomendaciones de MECALUX

El layout de un almacén y de un CEDI debe evitar zonas y puntos de congestión, a la vez que debe facilitar las tareas de mantenimiento y poner los medios para obtener la mayor velocidad de movimiento; de esta forma se reduce por principio de flujo de materiales el tiempo de trabajo. La distribución interior de la planta del almacén se hace conjugando la conexión entre las distintas zonas del almacén con las puertas de acceso, los obstáculos arquitectónicos (pilares, columnas, escaleras, restricciones eléctricas, etc.), los pasillos y pasos de circulación (pasos seguros). Sin embargo, los factores de mayor influencia en la planificación de las zonas interiores son los medios de manipulación y las características de las mercancías, aunque vale la pena aclarar que:

Los flujos de materiales deben condicionar el equipamiento a utilizar y nunca al contrario

Por ello, antes de organizar los espacios se debe analizar las siguientes necesidades:

En todo almacén y CEDI existen cuatro zonas que deben de estar perfectamente delimitadas, estas son: recepción, almacenaje, preparación de pedidos y expedición. Es muy común encontrar que estas zonas se subdividan en una o varias áreas en función de las actividades que se realicen, el volumen de la mercancía, del número de referencias, etc.

Distribución Interna del AlmacénZona de recepción

• Área de control de calidad
• Área de clasificación
• Área de adaptación

Zona de almacenamiento

• Zona de baja rotación
• Zona de alta rotación
• Zona de productos especiales
• Zona de selección y recogida de mercancías
• Zona de reposición de existencias

Zona de preparación de pedidos

• Zonas integradas: Picking en estanterías
• Zonas de separación: Picking manual

Zona de expedición o despacho

• Área de consolidación
• Área de embalajes
• Área de control de salidas

Zonas auxiliares

• Área de devoluciones
• Área de envases o embalajes
• Área de materiales obsoletos
• Área de oficinas o administración
• Área de servicios

BASTIDAS, Edwin. Enfasis en logística y Cadena de Abastecimiento

Distribución en planta del flujo de unidades

Teniendo en cuenta las consideraciones anteriores respecto al flujo de materiales, se puede implementar una distribución del flujo de materiales en forma de «U», de «T» o en línea recta.

Distribución para un flujo en «U»

Entre sus principales ventajas podemos destacar:

Distribución para un flujo en línea recta

Las características más importantes se derivan precisamente de esa especialización de  muelles; ya que uno se puede utilizar, por ejemplo, para la recepción de productos en camiones de gran tonelaje, tipo trailers, lo que obliga a unas características especiales en la instalación del referido muelles, mientras que otro puede ser simplemente una plataforma de distribución para vehículos ligeros (furgonetas), cuando se efectúa, por ejemplo, un reparto en plaza. Indudablemente este sistema limita la flexibilidad, obligando largo plazo a una división funcional tanto del personal como del equipo destinado a la carga y descarga de vehículos. El acondicionamiento ambiental suele ser más riguroso para evitar la formación de corrientes internas.

Distribución para un flujo en forma de «T»

Este layout es una variante del sistema en forma de U, apropiado cuando la nave se encuentra situada entre los viales, porque permite utilizar muelles independientes.

Identificación de ubicaciones

Tal como se mencionó en el módulo de Gestión de Almacenes, el manejo de la información sustenta la eficiencia y la efectividad de los flujos físicos. Por esta razón todas las zonas que componen el almacén o el CEDI deben de permanecer perfectamente identificadas (esta codificación debe ser conocida por todo el personal habilitado para entrar en el almacén). Las prácticas más comunes abordan la delimitación de las zonas por colores, o la presencia de carteles con la denominación de las zonas, ya sean colgados o posados en el suelo.

Toda ubicación que se encuentre en el almacén debe poseer su respectiva codificación (única) que la diferencie de las restantes. El método de codificación que se utilice es decisión propia de la empresa, ya que no existe un estándar de codificación perfecto para todas las empresas.

Las ubicaciones en la zona de almacenamiento pueden codificarse tanto por estantería como por pasillo:

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Hoy por hoy lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro de la organización que tenía el piso de hormigón, es una estructura clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de incluso generar valor agregado.

¿Qué es la Gestión de almacenes?

Es importante la consideración de las tres dimensiones para determinar la capacidad del almacén, es decir determinar la magnitud en función de metros cúbicos.

En el módulo de Diseño, Tamaño y Layout de almacenes abordaremos matemáticamente el aspecto conocido como dimensionamiento de bodegas.

Recepción

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. La recepción es el proceso de planificación de las entradas de unidades, descarga y verificación tal y como se solicitaron mediante la actualización de los registros de inventario.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepción de mercancías es la automatización tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones humanas que no añaden valor al producto. Otra tendencia considerada como buena práctica logística es la implementación de programas de entregas certificadas que no solo eliminan burocracia sino que reducen al mínimo las inspecciones que se consideran imprescindibles pero que no añaden valor.

En primer lugar, el proceso de recepción de mercancías debe cimentarse en una previsión de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al menos, el horario, artículos, y procedencia de cada recepción, este proceso se conoce como cita previa ya que para procesos como Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy específicos como montacargas, plataformas móviles, rampas, entre otros.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas de las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepción son significativamente menores que las mercancías de origen externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las mercancía. Además, una correcta metodología de identificaciones a lo largo de la compañía también favorece enormemente la actividad de recepción. Es el caso de traslado de mercancías entre almacenes o de proceso de transformación a almacén. Las mercancías de procedencia externa requieren unas condiciones de llegada más exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el proveedor (cita previa – EDI), con lo que se precisa mayor actuación y responsabilidad desde el almacén.

Tras la descarga e identificación, las cuales deben realizarse de manera inmediata y en zona específica habilitada a tal efecto, las mercancías deben pasar a almacenamiento, bien sea temporal a la espera de su ubicación definitiva, bien sea fijo en su ubicación definitiva.

Almacén

El almacenamiento o almacén es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservación de los productos con los mínimos riesgos para el producto, personas y compañía y optimizando el espacio físico del almacén. El almacén puede dividirse en las siguientes zonas:

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Una de las prácticas más popularizadas en la actualidad, concebida con el propósito de impactar en la velocidad con la que se mueven las unidades físicas a través de los nodos logísticos es el Cross Docking, el cual se define como un sistema de distribución donde las unidades logísticas son recibidas en una plataforma de alistamiento y no son almacenadas, sino preparadas para ser enviadas de la manera más inmediata. Es decir, Cross Docking no es un modelo de almacenamiento, es un modelo de distribución.

La anterior figura representa un modelo general, sin embargo el transporte de las unidades desde y hacia la plataforma de alistamiento puede darse mediante sistemas de multi-recogida, multi-entrega, o no.

¿En qué se fundamenta una estrategia de Cross Docking?

La estrategia de Cross Docking se fundamenta en un flujo continuo de productos y en el ahorro de costos de transporte. Para cualquier desprevenido estos son fines interesantes, sin embargo, Cross Docking no propone un modelo que se base en el mejoramiento sistémico de los procesos logísticos. Cross Docking es un modelo de distribución que se fundamenta en el Mundo del Costo, sobre todo en el ahorro de costos de transporte, que tiene lugar en el Centro de Distribucuión (CEDI). Tendríamos que preguntarnos si el objetivo de un CEDI pasa por ahorrar en transporte.

El principio fundamental de Cross Docking es acoplar los procesos de recepción y despacho de unidades físicas, no precisamente consolidar, de esto ya se encarga por principio un CEDI. El principal problema de este acople de procesos es que el efecto de agregación del CEDI que se da a través del almacenamiento se pierde y los efectos de la variabilidad se trasladan aguas arriba: Serán los proveedores quienes tengan que reaccionar a las fluctuaciones de los puntos de entrega final. En consecuencia, el impacto a los proveedores se traslada hacia el punto de venta en una forma conocida: Rotura de Stock.

Características de una estrategia Cross Docking

Las características que permiten identificar si se está implementando un sistema de Cross Docking son:

Tipos de Cross Docking

Cross Docking Predistribuido

En el Cross Docking Predistribuido las unidades que han de comercializarse ya se encuentran organizadas por quien las provee de acuerdo con sus puntos de entrega, por ende estas son recibidas y movidas hacia los puntos de salida, lugar en el cual se encuentran con unidades similares de diferentes proveedores listas para ser despachadas.

Este modelo es el más básico de aplicar, dado que las unidades no requieren de manipulación alguna adicional.

Cross Docking Consolidado

En el Cross Docking Consolidado las unidades logísticas se reciben y de inmediato son enviadas a un área de acondicionamiento dentro del CEDI en el cual se organizarán constituyendo nuevas unidades logísticas de comercialización para así ser enviadas a sus respectivos puntos de destino. Esta estrategia es frecuentemente utilizada para el armado de ofertas de productos que serán enviados a almacenes de cadena o grandes superficies.

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Elementos a considerar para aplicar Cross Docking

La fase preliminar y de implementación de una estrategia de Cross Docking requiere de la consideración de varios elementos fundamentales, estos elementos son:

• Evaluación económica: Implementar Cross Docking se justifica tras una evaluación sistémica del impacto económico. El diagnóstico debe permitr establecer un punto de partida con relación a los agotados antes de implementar Cross Docking, para luego medir la proyección de los agotados en las ventas y por supuesto considerar el margen bruto unitario. Lo anterior en contrapartida con los ahorros que supone Cross Docking. Recuerde que el objetivo mayor de la organización no pasa por el ahorro de costos, pasa por la utilidad, de tal manera que los ahorros que supone Cross Docking deben superar significativamente el impacto sobre las ventas perdidas.
• Compromiso de la alta dirección: Cualquier estrategia logística considerada dentro del conjunto de mejores prácticas basa su éxito fundamentalmente en el compromiso que sobre la estrategia presente la alta dirección, en este caso la alta dirección debe acordar una estrategia común y equilibrada para la distribución de las unidades logísticas, así como permitir el flujo mixto de información entre las compañías que participen de la estrategia.
• Integración horizontal de la organización: La organización que determine justo aplicar Cross Docking debe tener en cuenta que esta estrategia requiere de un compromiso horizontal, es decir, que todas las áreas de la organización deben ser partícipes del proceso.
• Implementación de herramientas que permitan el ECR: Siendo consecuentes con los elementos anteriores de inversión económica y compromiso de la alta dirección en el flujo eficiente y efectivo de la información, es imperativo realizar inversiones tecnológicas en herramientas que permiten la aplicación de estrategias de Respuesta Eficiente al Consumidor.

¿Dónde se puede aplicar el Cross Docking?

Empresas manufactureras:

Beneficios de aplicar Cross Docking

La mayor parte de los beneficios percibidos por Cross Docking tienen su origen en un mal diseño logístico que ha sido mejorado. Si Cross Docking tiene un impacto positivo sería interesante ahondar en el diseño de la operación del Centro de Distribución, seguramente se opera basado en las premisas equivocadas. En ese orden, los beneficios percibidos por las organizaciones al implementar sistemas de Cross Docking pueden observarse de acuerdo con:

Críticas al modelo de Cross Docking

Video ejemplo de ejecución de Cross Docking

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El cambio más significativo que implica iniciar con esta práctica consiste en que las organizaciones pertenecientes a la Cadena de Abastecimiento de forma sincronizada pasen de un Esquema de Comercialización «push» a uno «pull», es decir pretender sustentar los procesos de la cadena basándose en la demanda real, iniciando la captura de la información en los puntos de venta.

Objetivo de las Entregas Certificadas

Eliminar la repetición de las verificaciones con base en la garantía ofrecida por el proveedor sobre la seguridad de su proceso. El Proveedor certifica que lo facturado (reseñado en el aviso de despacho o en la remisión), solo incluye artículos solicitados y que la cantidad anunciada para cada uno es igual a la entregada físicamente. LOGYCA. Manual de entregas certificadas.

Beneficios de las Entregas Certificadas

Los beneficios percibidos por las organizaciones al implementar programas de Entregas Certiicadas consisten en:

Implicaciones para los actores de la Cadena de Suministro

Proveedor – Industrial

Cliente – comerciante

Operador logístico – EPSL

Definición del acuerdo

De manera conjunta las partes del programa (clientes, proveedores y EPSL) deben de analizar la situación actual y definir un acuerdo para Entregas Certificadas, acuerdo en el cual se precisan cada uno de los puntos que aparecen en el siguiente documento:

Procedimiento propuesto para ejecutar una Entrega Certificada

Este ejemplo es extraído en su totalidad del Manual de Entregas Certificadas publicado por la Fundación Logyca, tomando como base un proceso de entrega de medicamentos:

Preparación y despacho del pedido

Transporte de la mercancía

Recibo de la mercancía

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¿Qué se debe considerar en un Proceso de Aprovisionamiento Continuo?

Cuándo nos decidimos por implementar un Proceso de Aprovisionamiento Continuo existen cuatro factores fundamentales a considerar, estos son:

¿Por qué implementar un Proceso de Aprovisionamiento Continuo?

En ocasiones podemos observar puntos de venta de diferentes artículos para los consumidores que no satisfacen una demanda real entre lo solicitado y lo realmente necesario, o existe demasiada mercancía en un anaquel, y/o no hay productos en el lugar o tiempo indicado. Lograr alinear los flujos de productos con las necesidades de tiempo y lugar de los consumidores finales es la principal razón de implementar CRP.

¿Cómo trabaja el CRP?

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