La Entrega Certificada es una de las mejores prácticas logísticas en los programas de reabastecimiento continuo bajo el marco de la filosofía Respuesta Eficiente al Consumidor ECR y se basa en una alianza estratégica entre y a través de la cual el proveedor y el cliente se comprometen a realizar todas las operaciones necesarias para avalar al consumidor final total confiabilidad respecto a la calidad del producto, de la información suministrada, de su proceso de manipulación física y de la exactitud de los documentos que amparan cada transacción, con el objetivo de optimizar tiempo, reducir los inventarios y los costos asociados con el flujo de unidades logísticas para de esta forma poder ofrecer productos de mayor valor agregado al consumidor final.
El cambio más significativo que implica iniciar con esta práctica consiste en que las organizaciones pertenecientes a la Cadena de Abastecimiento de forma sincronizada pasen de un Esquema de Comercialización «push» a uno «pull», es decir pretender sustentar los procesos de la cadena basándose en la demanda real, iniciando la captura de la información en los puntos de venta.
Objetivo de las Entregas Certificadas
Eliminar la repetición de las verificaciones con base en la garantía ofrecida por el proveedor sobre la seguridad de su proceso. El Proveedor certifica que lo facturado (reseñado en el aviso de despacho o en la remisión), solo incluye artículos solicitados y que la cantidad anunciada para cada uno es igual a la entregada físicamente. LOGYCA. Manual de entregas certificadas.
Beneficios de las Entregas Certificadas
Los beneficios percibidos por las organizaciones al implementar programas de Entregas Certiicadas consisten en:
- Reducción de los tiempos de atención para quien provee: Espera, Descargue y Verificación.
- Reducción de la excesiva manipulación de la mercancía.
- Consolidación de las relaciones como socios entre proveedores y clientes.
- Reducción del desgaste administrativo en la solución de diferencias.
- Aseguramiento de la calidad y agilidad de las entregas durante toda la Cadena de Abastecimiento.
- Eliminación conjunta de la repetición de los procesos de inspección.
- Certificación de concordancia entre las cantidades físicas y en remisión.
Implicaciones para los actores de la Cadena de Suministro
Proveedor – Industrial
- Definir un «PADRINO» (Directo responsable que cuenta con autonomía para dar solución y respuesta a las acciones correctivas generadas por el cliente) como interlocutor con el Padrino del Cliente.
- Capacitar al «PERSONAL» (Todos los participes del proceso de entregas certificadas, desde el director del programa hasta cada uno de los conductores que participen de la práctica) de despachos y recibos en el procedimiento de Entregas Certificadas.
- Tener una unidad de empaque diseñada especialmente para el producto de acuerdo con sus especificaciones y los requerimientos de la demanda.
- Identificar y codificar los empaques y subempaques expresando el contenido y la identificación con código de barras de acuerdo a la norma sectorial correspondiente. En el caso colombiano el GTIN-13, GTIN-14 (utilizando simbologías ITF-14 o EAN/UCC-128) o el serial de empaque o la estiba SSCC bajo el sistema EAN/UCC-128.
- Paletización: Cuando el volumen de la mercancía así lo requiera se despachará la carga paletizada en estibas de intercambio estándar.
- Utilización de infraestructura y equipos que garanticen eficiencia en los procesos de cargue y descargue, además esta infraestructura y equipos deben ser plenamente compatibles con las características de los vehículos utilizados en el proceso.
- Realizar el proceso de facturación posterior a la separación de la mercancía o luego del informe de recibo vía EDI
- Cumplir el 95% de las citas con la Empresa Prestadora de Servicios Logísticos encargada de la recolección de la mercancía.
- Cumplir el 95% de entregas a tiempo y de exactitud de información ewn los últimos dos meses de las citas programadas.
- Certificar las Empresas Prestadoras de Servicios Logísticos a contratar
Cliente – comerciante
- Definir un «PADRINO» interlocutor del padrino del proveedor
- Debe contar con la infraestructura de recepción adecuada: Muelles con plataformas niveladoras, equipo para el manejo físico de mercancía, básculas, lectores de códigos de barras y demás que garanticen confiabilidad, seguridad y agilidad.
- Tener capacidad para enviar y recibir mensajes EDI: Orden de compra y aviso de recibo.
- Tener herramientas para evaluar el cumplimiento de las condiciones pactadas, tales como el control horario de permanencia del proveedor en el recibo.
- Cumplir el 95% de las citas convenidas.
- Cumplir mínimo con el 95% del tiempo máximo de recibo.
- Cumplir mínimo con el 95% de entregas a tiempo al punto de venta.
Operador logístico – EPSL
- Definir un «PADRINO» que pueda atender inmediatamente las diversas situaciones que puedan generarse con proveedor y cliente.
- Cumplir mínimo con el 95% de las citas de recolección y entrega.
- Debe contar con la capacidad y proactividad de informar al cliente y al proveedor en los casos en que no se pueda cumplir una cita.
- Facturar cada servicio de transporte: 100% documentos correctos.
- Debe contar con capacidad para enviar y recibir mensajes EDI: Aviso de despacho, instrucciones de transporte, estatus de transporte, entre otros..)
- Debe garantizar el óptimo estado de la flota de transporte para asegurar la calidad de los productos en la entrega, es decir vehículos limpios y con carrocerías en el mejor estado.
- Debe utilizar los sistemas de seguridad acordados: Sellos y cintas con logotipo.
- Cumplir con el procedimiento a seguir en caso de que la mercancía requiera de verificación al 100%.
- Debe contar con facilitadores para permitir la medición del tiempo de atención.
- En el caso que el vehículo lleve mercancía de varios proveedores, este debe estar perfectamente configurado al cronograma de entregas para que de esta forma no se afecte el tiempo de descargue.
Definición del acuerdo
De manera conjunta las partes del programa (clientes, proveedores y EPSL) deben de analizar la situación actual y definir un acuerdo para Entregas Certificadas, acuerdo en el cual se precisan cada uno de los puntos que aparecen en el siguiente documento:
Procedimiento propuesto para ejecutar una Entrega Certificada
Este ejemplo es extraído en su totalidad del Manual de Entregas Certificadas publicado por la Fundación Logyca, tomando como base un proceso de entrega de medicamentos:
Preparación y despacho del pedido
- Recibo del pedido.
- Verificación del cupo de crédito y demás condiciones comerciales. El proveedor debe garantizar que el cliente tiene la certificación para expender los medicamentos de uso controlado.
- Reserva de la mercancía.
- En el caso de los medicamentos de uso controlado es importante que la orden de compra se genere por separado de los medicamentos no controlados con el fin de facilitar el control de los entes reguladores.
- Generación de la lista de Picking, con el visto bueno de la persona encargada de asegurar la calidad del despacho al cliente. En el caso de Operadores Logísticos, el proveedor debe enviar las instrucciones de Despacho vía EDI.
- Preparación del pedido por parte del proveedor u operador logístico utilizando los mecanismos de seguridad acordados previamente, con el fin de garantizar el despacho de lo solicitado en la calidad acordada y la facturación de cantidades iguales a las físicamente entregadas.
- En el caso de despacho de cajas mixtas, estibas mixtas, Arrume de mercancía, la lista de empaque estará contenida en el Aviso de Despacho.
- Generación y envío del Aviso de Despacho hacia al cliente y la EPSL. Si no tiene la capacidad de generar un aviso de despacho vía EDI, el proveedor al pedir la cita debe especificar la cantidad y tipo de camiones que serán despachados para entregar la mercancía solicitada por el cliente.
- En los despacho de paqueteo, el proveedor debe incluir en la etiqueta de despacho (rótulo) el número de localización del punto de entrega simbolizado en código de barras. También aplica para las entregas en Cross Docking Predistribuido.
- Facturación registrando el número del sello de seguridad que lleve el vehículo al igual que el número de estibas, cajas o recipientes. Se debe tener en cuenta la posibilidad de un carrusel de sellos para entregas parciales en varios almacenes. (Nota: Estos datos deben incluirse en el aviso de despacho cuando se aplica EDI).
- Asegurar la calidad en la entrega, tanto de procesos como de productos en los cuales los industriales deben hacer uso de normas pertinentes.
- Cargue del vehículo y colocación del sellos de seguridad o su equivalente.
Transporte de la mercancía
- La EPSL debe recibir las instrucciones de transporte del generador de la carga.
- Envía la Confirmación de la Reserva e indica los datos del vehículo, del funcionario, y la cantidad y tipos de vehículos a utilizar en el despacho.
- El vehículo llega al lugar y hora pactada para recoger la mercancía.
- Se hace el conteo del número de empaques y se verifica la calidad de los embalajes.
- En el caso del transporte masivo y semimasivo se colocan los sellos de seguridad teniendo en cuenta lo acordado con el cliente.
- Se recibe copia del aviso de despacho generado por el proveedor.
- Tramitar los documento de transporte: remesas, entre otros.
- En los casos en los que la mercancía no es despachada directamente hacia los puntos de entrega, se valida el descargue y/o cargue del camión con los avisos del despacho, haciendo lectura de los códigos de barras en la mercancía transportada. En los casos de despacho por paqueteo, el código de barras de la etiqueta de despacho (rótulo) incluye el número de localización del punto de entrega.
- Entrega las mercancías en los puntos de despacho de acuerdo con las fechas y horas pactadas.
- Recibe los documentos firmados de la entrega y, cuando aplique, el material de intercambio (activos retornables: estibas, canastillas etc.) y las devoluciones.
- Recibe copia del aviso de recibo (vía EDI) del cliente, y la solicitud de acciones correctivas, si es el caso.
- Envía la factura de los servicios prestados (vía EDI) al generador de carga.
Recibo de la mercancía
- Atención al proveedor de la fecha y hora asignada.
- recibo del Aviso de Despacho, si existe EDI o del documento remisorio que ampara la mercancía.
- Asignación del espacio en la zona de descargue, para que el proveedor coloque los embalajes o las estibas con la mercancía.
- Verificación del sello de seguridad, debe corresponder al relacionado en el documento de entrega. Si existe diferencia y/o no tiene sello de seguridad se procederá a verificación al 100%.
- El recibidor cuenta los embalajes, estibas o recipientes enviados y entrega el resultado al responsable del manejo de los documentos, quien verifica que coincida con el número especificado en la factura o Aviso de Despacho.
- El responsable de operación consulta el tamaño de la muestra a chequear físicamente aplicando el plan de muestreo a la fase en que se encuentre el proceso de certificación.
- En el modelo de la verificación se hará lectura de los códigos de barras en las referencias, empaques, subempaques y estibas, correspondientes a la muestra.
- A excepción de las devoluciones «mano a mano», la mercancía para devolución se deberá entregar en empaques debidamente sellados y certificados por el cliente. La devolución de paquetes promocionales deberá contener todos los artículos que hagan parte de dicho paquete.
Se deberá diferentes a fechas de vencimiento o averías sean empacadas en el corrugado original del laboratorio farmacéutico independiente del producto que se maneje y/o quien recoge la devolución por parte del laboratorio farmacéutico llevará el corrugado para la recolección de las devoluciones y así asegura que el producto sea manejado en las condiciones aptas para su disponibilidad.