En la medida en que la organización representa el medio que les permite a las personas que colaboran en ella alcanzar sus objetivos individuales, se constituye en un factor que incide de forma representativa en el comportamiento de los colaboradores de la organización. De manera paralela al comportamiento, el rendimiento también se encuentra estrechamente ligado a las condiciones de trabajo, de manera tal que los objetivos organizacionales, como resultado de la sumatoria de los esfuerzos individuales, se encuentran al alcance de un entorno eficiente y productivo.
¿Qué son las 5S?
La metodología de las 5S se creó en Toyota, en los años 60, y agrupa una serie de actividades que se desarrollan con el objetivo de crear condiciones de trabajo que permitan la ejecución de labores de forma organizada, ordenada y limpia. Dichas condiciones se crean a través de reforzar los buenos hábitos de comportamiento e interacción social, creando un entorno de trabajo eficiente y productivo.
La metodología de las 5S es de origen japonés, y se denomina de tal manera ya que la primera letra del nombre de cada una de sus etapas es la letra ese (s).
Objetivos específicos de la metodología 5S
- Mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo.
- A través de un entorno de trabajo ordenado y limpio, se crean condiciones de seguridad, de motivación y de eficiencia.
- Eliminar los despilfarros o desperdicios de la organización.
- Mejorar la calidad de la organización.
Principios de la metodología de las 5S
Esta metodología se compone de cinco principios fundamentales:
- Clasificación u Organización: Seiri
- Orden: Seiton
- Limpieza: Seiso
- Estandarización: Seiketsu
- Disciplina: Shitsuke
1. Clasificación u Organización (Seiri)
Clasificar consiste en:
- Identificar la naturaleza de cada elemento: Separe lo que realmente sirve de lo que no; identifique lo necesario de lo innecesario, sean herramientas, equipos, útiles o información.
Las herramientas a utilizar son:
La herramienta más utilizada para la clasificación es la hoja de verificación, en la cual podemos plantearnos la naturaleza de cada elemento, y si este es necesario o no.
Las ventajas de clasificar son:
Una vez se cumpla con este principio se obtendrán los siguientes beneficios:
- Se obtiene un espacio adicional
- Se elimina el exceso de herramientas y objetos obsoletos
- Se disminuyen movimientos innecesarios
- Se elimina el exceso de tiempo en los inventarios
- Se eliminan despilfarros
2. Orden (Seiton)
Ordenar consiste en:
- Disponer de un sitio adecuado para cada elemento que se ha considerado como necesario.
- Disponer de sitios debidamente identificados para ubicar elementos que se emplean con poca frecuencia.
- Utilizar la identificación visual, de tal manera que le permita a las personas ajenas al área realizar una correcta disposición.
- Identificar el grado de utilidad de cada elemento, para realizar una disposición que disminuya los movimientos innecesarios:
| Frecuencia de uso | Disposición |
| Lo utiliza en todo momento | Téngalo a la mano, utilice correas o cintas que unan el objeto a la persona |
| Lo utiliza varias veces al día | Disponer cerca a la persona |
| Lo utiliza todos los días, no en todo momento | Téngalo sobre la mesa de trabajo o cerca de la máquina |
| Lo utiliza todas semanas | |
| Lo utiliza una vez al mes | Colóquelo cerca del puesto de trabajo |
| Lo usa menos de una vez al mes, posiblemente una vez cada dos o tres meses | Colóquelo en el almacén, perfectamente localizado |
- Determine la cantidad exacta que debe haber de cada artículo.
- Cree los medios convenientes para que cada artículo retorne a su lugar de disposición una vez sea utilizado.
Las herramientas a utilizar son:
Las ventajas de ordenar son:
- Se reducen los tiempos de búsqueda
- Se reducen los tiempos de cambio
- Se eliminan condiciones inseguras
- Se ocupa menos espacio
- Se evitan interrupciones en el proceso
3. Limpieza (Seiso)
Limpiar consiste en:
- Integrar la limpieza como parte del trabajo
- Asumir la limpieza como una actividad de mantenimiento autónomo y rutinario
- Eliminar la diferencia entre operario de proceso y operario de limpieza
- Eliminar las fuentes de contaminación, no solo la suciedad
Las herramientas a utilizar son:
- Hoja de verificación de inspección y limpieza
- Tarjetas para identificar y corregir fuentes de suciedad
Las ventajas de limpiar son:
- Mantener un lugar de trabajo limpio aumenta la motivación de los colaboradores
- La limpieza aumenta el conocimiento sobre el equipo
- Incrementa la vida útil de las herramientas y los equipos
- Incrementa la calidad de los procesos
- Mejora la percepción que tiene el cliente acerca de los procesos y el producto
4. Estandarización (Seiketsu)
Estandarizar consiste en:
- Mantener el grado de organización, orden y limpieza alcanzado con las tres primeras fases; a través de señalización, manuales, procedimientos y normas de apoyo.
- Instruir a los colaboradores en el diseño de normas de apoyo.
- Utilizar evidencia visual acerca de cómo se deben mantener las áreas, los equipos y las herramientas.
- Utilizar moldes o plantillas para conservar el orden.
Las herramientas a utilizar son:
- Tableros de estándares
- Muestras patrón o plantillas
- Instrucciones y procedimientos
5. Disciplina (Shitsuke)
La disciplina consiste en:
- Establecer una cultura de respeto por los estándares establecidos, y por los logros alcanzados en materia de organización, orden y limpieza
- Promover el hábito del autocontrol acerca de los principios restantes de la metodología
- Promover la filosofía de que todo puede hacerse mejor
- Aprender haciendo
- Enseñar con el ejemplo
- Haga visibles los resultados de la metodología 5S
Herramientas a utilizar:
- Hoja de verificación 5S
- Ronda de las 5S
Ventajas de la disciplina:
- Se crea el hábito de la organización, el orden y la limpieza a través de la formación continua y la ejecución disciplinada de las normas.
Paradigmas que se oponen al desarrollo de la metodología de las 5S
Dirección
- Los objetivos individuales de los colaboradores nada o poco tienen que ver con los objetivos organizacionales.
- Los trabajadores no cuidan su área de trabajo, para qué perder tiempo en eso.
- Los equipos no deben parar, aquí lo importante es producir, no limpiar.
- Sale más barato contratar a alguien para que limpie
Colaboradores
- Me pagan para trabajar, no para limpiar.
- Para qué limpiar, si todo se vuelve a ensuciar.
- Llevo mucho tiempo en la empresa, siempre he trabajado igual, no veo por qué limpiar ahora.
- Lo que necesitamos es más espacio para guardar.
Tendencias: Las 9S
La metodología de las 9S es una tendencia un poco más compleja e integral, que contiene las 5S tradicionales y agrega 4S que se relacionan con el crecimiento personal de los individuos. Así entonces se compone de los siguientes principios:
- Fases operativas: Organización, orden y limpieza
- Fases de normalización: Estandarización
- Fases de mejora continua: Disciplina
- Fases de mejora personal: Constancia, compromiso, coordinación y sincronización
Es común que en la práctica se desarrolle una metodología de 9S en dos etapas, la primera que instruye a los colaboradores en las 5S tradicionales y la segunda que instruye a los colaboradores en las disciplinas de coordinación, compromiso, constancia y sincronización, mediante los principios de gerencia efectiva, a través de un programa de habilidades gerenciales.
Excelente articulo
Muy importante la información, puede marcar el antes y después del éxito.
Muchas gracias
Excelente información, muy clara y enriquecida con ejemplos, ahora a ponerla en practica, Gracias !!
Juan José Calvario
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Excelente artículo, la disciplina de esta metodología es trascendental para todas áreas de las empresas. Implementarla es dar un gran salto hacia la calidad y mejora continua, ya sea en productos y servicios
Excelente articulo, bien explicado, de forma fácil y con buenos ejemplos, muchas gracias.
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Muy útil este artículo. Sirve para instruir hoy, y los que vengan mañana a seguir los procesos. Muchas gracias.
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Excelente de mucha ayuda … Me podría explicar cómo está basada la evaluación del Check List deseo utilizarla en mi trabajo y debo tener una fundamentación y autoría. Le agradezco genial información